Elektronische Langzeitarchivierung im Stadtarchiv

Das Stadtarchiv hat sich für die digitale Zukunft der Verwaltung gerüstet und das System zur Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen eingeführt. Die System DiPS.kommunal basiert auf einer technischen Lösung, die im Rahmen des Projekts „Digitales Archiv NRW“ mit Unterstützung aus Landesmitteln für einen möglichst breiten Einsatz in den nordrhein-westfälischen Kommunen entwickelt wurde.

Freitag, 20. Juli 2018 | Stadt Duisburg - Anders als gewöhnliche Speichersysteme sorgt DiPS.kommunal dafür, dass digitale Verwaltungsinformationen im Prozess der Archivierung mit umfassenden technischen und inhaltlichen Informationen angereichert und in archivfähige Dateiformate umgewandelt werden. Ein Konzept zur digitalen Bestandserhaltung sorgt dafür, dass im Laufe der Zeit Dateiformate, die nicht mehr aktuell sind, automatisiert in neue und technisch weiterhin lesbare Formate überführt werden.
Historisch wertvolle Quellen wie z. B. Fotos, die heute nur noch digital entstehen, können im Langzeitarchiv als wichtige Bausteine für das zukünftige Gedächtnis der Stadt dauerhaft gesichert werden. Die Langzeitarchivierung elektronischer Verwaltungsunterlagen ist zudem eine wichtige Voraussetzung, um vor dem Hintergrund einer rasch fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Das gilt sowohl für die Stadtverwaltung selbst als auch für die Bürgerinnen und Bürger, die mit dem Langzeitarchiv die Gewähr haben, dass zentrale Informationen (z. B. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden der Standesämter, aber auch Meldedaten) langfristig verfügbar bleiben.
Der für das Stadtarchiv zuständige Kulturdezernent Thomas Krützberg würdigt die Einrichtung des digitalen Langzeitarchivs als wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung der Stadtverwaltung: „Wir sind sehr froh, dass wir jetzt in der Lage sind, elektronische Unterlagen fachlich, technisch und rechtlich adäquat langfristig zu archivieren. Das digitale Langzeitarchiv ist eine wichtige Stütze und ein Rückgrat für die Projekte des E-Government, insbesondere für die Einführung der elektronischen Aktenführung.“
Digitalisierungsdezernent Martin Murrack ergänzt: „Ich freue mich, dass es dank viel Herzblut der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich war, das Projekt frühzeitig umzusetzen. Die Stadt Duisburg zählt jetzt zu den Vorreitern auf dem Gebiet der digitalen Langzeitarchivierung. Damit sind wir einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Smart City Duisburg gegangen.“

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