Zahlungsfristen von Behörden an europäische Unternehmen
Die EU-Richtlinie zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr 2011/7/EU vom 16. Februar 2011 wurde mit Wirkung vom 22. Juli 2014 durch das Gesetz zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Geschäftsverkehr in Deutschland umgesetzt. Ziel ist es, die Zahlungskultur europaweit zu verbessern.
Donnerstag, 23. Oktober 2014 | Stadt Duisburg - Behörden müssen Rechnungen für Waren und Dienstleistungen innerhalb von 30 Tagen begleichen. Nur in absoluten Ausnahmefällen kann diese Frist auf bis zu 60 Tage verlängert werden. Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen besteht für die Vereinbarung von Zahlungsfristen Vertragsfreiheit. Ohne besondere vertragliche Vereinbarung findet eine Zahlungsfrist von 60 Tagen Anwendung. Bei Überschreitung der genannten Zahlungsfristen können Unternehmen automatisch Verzugszinsen berechnen und dürfen außerdem eine Beitreibungspauschale von mindestens 40 Euro verlangen.
Unabhängig von den oben beschriebenen Neuerungen ist es für die Stadt Duisburg bereits selbstverständliche Praxis, Rechnungen zeitgerecht auszugleichen. Mehr als 100.000 eingehende Rechnungen im Jahr erfordern gut strukturierte Arbeitsabläufe, um Bearbeitungszeiten möglichst kurz zu halten und fristgerechte Zahlungen zu garantieren.
Im Amt für Rechnungswesen und Steuern der Stadt Duisburg werden, mit Ausnahmen des Bauwesens, alle eingehenden Rechnungen zentral erfasst und für die elektronische Bearbeitung vorbereitet. Über entsprechende Dienstprogramme werden diese den zuständigen Fachbereichen zur abschließenden Prüfung und Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit vom Rechnungseingang bis zur abschließenden Bearbeitung (in der Regel die Zahlungsanweisung) liegt aktuell unter zehn Arbeitstagen. Trotz dieses guten Ergebnisses werden laufend weitere Optimierungsmöglichkeiten geprüft und umgesetzt.
Lieferanten und Dienstleister haben ebenfalls Einfluss auf die Bearbeitungsdauer der von ihnen erstellten Rechnungen. Die Zuordnung von Bestellung und Rechnung erfolgt in der Regel durch eindeutige und einmalige Bestellnummern und/oder durch individuelle Angaben, die in der Rechnung unbedingt Verwendung finden sollten. Die Angabe der korrekten Rechnungsanschrift vermeidet mögliche Verzögerungen durch Fehlzustellungen. Abgesehen von Ausnahmen, die den Dienstleistern und Lieferanten jeweils bekannt gegeben werden, sollte für die Versendung von Rechnungen an die Stadt Duisburg folgende Anschrift benutzt werden: Stadt Duisburg, Amt für Rechnungswesen und Steuern, Zentraler Rechnungseingang, Sonnenwall 85, 47049 Duisburg.
Zusammenfassend kann davon ausgegangen werden, dass das Ziel der oben genannten EU-Richtlinie in der Rechnungsbearbeitung der Stadt Duisburg längst umgesetzt ist.